FAQ

Qui est NeoLedge ? Quelles sont les différentes options et les différents abonnements ? Qui m'accompagne pour mettre en place illico dans ma ville ? Nous répondons à toutes les questions que vous vous posez !

Fonctionnalités et options

L'archivage normalisé est-il compris dans le service illico ?

L'archivage normalisé SEDA est inclus dans le service illico. Il permet l'export des documents et métadonnées associées en vue d'un archivage sur une plateforme tierce, dans un format normalisé.

Le tableau de gestion est géré depuis illico afin d'exporter automatiquement les documents et données candidats à l'archivage.

Comment vous interfacez-vous avec Chorus ?

Avec illico, vous pouvez choisir de bénéficier en option du Connecteur Chorus. Dans le cadre de l'optimisation du processus financier, il propose l'intégration automatique et structurée des factures Chorus dans illico.

Concernant le service de Gestion de la Relation Citoyen, quels sont les canaux de communication pris en charge ?

Les canaux pris en charge sont :

  • Les emails (soit via une intégration automatique des emails envoyés sur une boite de réception dédiée, soit à l'unité via l'add-in Outlook) ;
  • Les formulaires web ; 
  • Les appels téléphoniques et l'accueil en présentiel via une interface dédiée qui optimise la prise en charge et permet d'apporter un 1er niveau d'informations aux citoyens ;
  • Les demandes réalisées via une application mobile téléchargeable dans les stores ;
  • Les demandes réalisées via une application web intégrée sur le site web de la ville.

L'option complémentaire de Numérisation permet également de dématérialiser les courriers papiers.

L'accès aux informations en mobilité (smartphone, tablette) est-elle incluse pour les agents de la ville ?

Oui ! Les offres mobilité pour les agents et décideurs de la collectivité sont incluses dans les 3 services illico. Depuis leur smartphone ou leur tablette, les collaborateurs accèdent aux documents et participent aux processus. Seule la signature électronique en mobilité est proposée en option complémentaire.

Les statistiques décisionnelles font-elles partie de l'offre illico ?

Oui. Pour chacun des 3 services proposés, les statistiques décisionnelles sont proposées avec des rapports standards.

Si la ville ou l'intercommunalité souhaite travailler sur des rapports statistiques poussés, il est recommandé l'acquisition d'un outil BI pour pouvoir exploiter au mieux les données tabulaires.

L'offre illico inclut-elle le parapheur électronique ?

Oui. L'abonnement illico vous donne accès à Elise Flow, interface dédiée aux dispositifs tactiles type tablettes qui remplacera vos parapheurs physiques.

Les fonctionnalités de signature électronique sont une option vous donnant accès à :

  • L'apposition de l'image de signature (sur un document à l'unité ou par lots de documents) ;
  • La signature électronique via certificat (sur un document à l'unité ou par lots de documents) ;
  • Ainsi que la signature cachet serveur sur des documents entrants et sortants, afin de garantir leur authenticité.

Tarifs et formules d'abonnement

Comment fonctionne l'abonnement pour les intercommunalités ?

illico propose un abonnement mutualisé dédié aux intercommunalités. Choisissez les services auxquels vous souhaitez vous abonner :

  • Gestion dématérialisée du courrier ;
  • Gestion de la Relation Citoyen à 360° ;
  • Gestion des Processus Métiers 100% numérique ;

Et faites-en profiter toutes les communes de votre intercommunalité !

Je suis une petite commune, est-ce qu’illico est fait pour moi ?

Tout à fait ! La tarification des services illico dépendant du nombre d'habitants de votre ville, c'est même la meilleure solution qui s'offre à vous.

Concernant la dématérialisation des documents et leur océrisation, comment l'offre est-elle tarifée ?

La numérisation de documents est une des options qu'il est possible d'adosser aux services illico. Elle intègre la dématérialisation et l'océrisation des documents papier ainsi que la capture intelligente des documents provenant des applications métiers (LAD/RAD sur les documents structurés ou semi-structurés produits par la collectivité). Sans limite de quantité de documents !

Cette fonction de capture intelligente est utilisée pour décloisonner l'information dans le cadre de l'optimisation des processus métiers et de la gestion de dossiers.

Quels sont les 3 services différents auxquels je peux m'abonner ?

illico propose des services adaptés selon vos besoins :

  • Un service pour une gestion du courrier Zéro Papier ;
  • Un service pour une gestion de la relation citoyen à 360° ;
  • Un service pour une gestion des documents et des processus métiers 100% numériques.

Le prix de chaque abonnement dépend du nombre d'habitants de votre ville.

Comment bénéficier d'illico ?

Il est possible de s'abonner soit via la procédure classique d'appel d'offres ou via les plateformes d'achat publique.

En France, les services illico sont référencés au catalogue UGAP.

Comment choisir mon abonnement et mes options ?

Choisissez votre abonnement illico en fonction de vos besoins. Vous pouvez choisir entre 3 services :

  • Un service pour une gestion du courrier Zéro Papier ;
  • Un service pour une gestion de la relation citoyen à 360° ;
  • Un service pour une gestion des documents et des processus métiers 100% numériques.

S'y ajoutent 3 options complémentaires auxquelles vous pouvez souscrire :

  • La signature électronique (parapheur, signature serveur, signature via certificat) pour signer les documents en masse ou à l'unité ;
  • La dématérialisation intelligente de documents (LAD/RAD, OCR, exports et conversions PDF/A) ;
  • Le connecteur Chorus pour optimiser vos processus financiers.

La tarification des offres est faite en fonction du nombre d'habitants de votre ville.

À propos d'illico et de NeoLedge

Comment suis-je accompagné pour déployer illico dans ma ville ?

NeoLedge, éditeur d'illico, s'appuie sur un réseau de partenaires certifiés distributeurs de nos solutions. Nos partenaires sont présents dans le monde entier afin que vous puissiez bénéficier d'illico où que vous soyez. Vous bénéficiez ainsi d'un accompagnement sur-mesure et adapté à vos problématiques.

Comment bénéficier des mises à jour ?

Comme pour toute offre SaaS, les mises à jour sont incluses et intégrées dès leur disponibilité, pour l'ensemble de nos clients. Vous n'avez rien d'autre à faire que d'en profiter !

Concernant la sécurisation des données, comment puis-je m'assurer que les accès et les données personnelles sont correctement protégés ?

illico tire partie de la performance technique proposée par les services Azure de Microsoft. La sécurité et la protection des données sont assurées pour garantir la conformité RGPD.

Le service garantit par défaut le plus haut niveau possible de protection des données (privacy by default)

Les services sont-ils disponibles 7j/7 et 24h/24 ?

Oui. L'abonnement illico garantit la disponibilité des services 7j/7 et 24h/24 avec un SLA de 99,9%.

Est-ce que illico est disponible dans le cloud ?

illico est une offre SaaS uniquement disponible dans le Cloud et sur abonnement. Les données sont hébergées dans des centres de données selon la géolocalisation de nos clients (ISO2701 en France, au Canada, aux Pays-Bas ou aux US).

Qu'est-ce que Elise par rapport à illico ?

illico est un service qui s'appuie sur Elise, la solution GED et ECM leader pour le secteur public.

illico est le nom de notre solution packagée sous la forme de services SaaS et conçue spécifiquement pour les villes et réseaux de villes.

Qui est l'éditeur d'illico ?

illico est une solution éditée par NeoLedge.

NeoLedge, éditeur de services ECM avancés en mode SaaS, propose à ses clients une plateforme transverse pour la gestion des contenus et des processus supports et métiers.

Grâce aux solutions de NeoLedge, plus de 250 clients présents dans plus de 20 pays en Europe, en Afrique et en Amérique du Nord, optimisent la gestion de leurs flux circulants, adaptent en temps réel leurs processus et améliorent la qualité de leurs échanges et la gestion globale de leurs dossiers.

Pour en savoir plus : www.neoledge.com