Gestion du courrier : passez au "zéro papier" dans votre ville

Dématérialisez tous vos courriers grâce à illico. Assurez leur traçabilité, supervisez leur traitement et respectez vos délais de réponse.

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Capture multicanale

Numérisez vos courriers et garantissez leur fiabilité. Captez vos e-mails en un clic. Avec illico, vous intégrez l'ensemble des courriers adressés à votre ville dans une solution unique.

  • illico inclut une numérisation fiable et performante des courriers papiers. Scannez vos originaux quelle que soit votre localisation
  • Vos originaux numérisés sont enregistrés en PDF/A, océrisés et certifiés conformes grâce à la signature électronique serveur
  • Pas de gestion des demandes sans la gestion des emails ! Avec l'add-in Outlook, vous intégrez directement vos emails, en un clic, depuis votre messagerie. Vous pouvez également connecter directement vos boites mails génériques. Intégrer aussi les demandes issues de formulaire ou des appels téléphoniquesillico dispose des fonctions de reconnaissance automatique du contenu des documents (LAD, RAD, ICR) basée sur l'Intelligence Artificielle
Capture multicanale pour une gestion du courrier efficace avec illico

Circulation efficace des courriers

Facilitez le travail du service courrier par le biais d'une interface dédiée. Optimisez les actions de vos collaborateurs par l'automatisation des processus, les notifications et l'accès en mobilité.

  • Vous gagnez en productivité et en efficacité dans l'enregistrement et la diffusion des courriers.
  • La circulation du courrier et leur traitement sont optimisés.
  • Vos processus de validation sont fluidifiés.
  • Vous avez accès à vos courriers même en mobilité.
Circulation et gestion des courriers optimisée avec illico

Suivi des traitements et délais

L'attribution de délais de traitement par type de courrier et la mise à disposition de tableaux de suivi personnalisables vous permettent de garantir à vos citoyens et partenaires une réponse dans les délais. 

  • Vous respectez les délais de réponse.
  • Vous suivez les actions en cours ou à venir.
  • Vous transmettez le bon courrier à la bonne personne ou au bon service.
  • La réattribution d'un courrier ou d'une tâche de validation est facile, rapide, et possible pour tous les utilisateurs.
Suivi des délais de traitement des courriers avec illico

Gestion des courriers départs

Facilitez la rédaction de vos courriers départs grâce à votre bibliothèque de modèles de documents et à l'intégration automatique des données utiles. 

  • Il est facile de vérifier la cohérence et la pertinence des informations saisies.
  • Vous créez rapidement des courriers de réponse, avec des informations pré-remplies à la charte de la ville.
Gestion des courriers départs avec illico

Base de contacts intégrée

Disposez d'une base de gestion des tiers intégrée, liez chacun de vos courriers à un contact et bénéficiez d'une vue globale des correspondances pour un tiers donné. 

  • Vous bénéficiez d'une vue globale sur les correspondances liées à un destinataire ou un expéditeur, quelle que soit leur canal d'arrivée, en un clic.
  • Vous retrouvez facilement toutes les données personnelles relatives à un tiers en cas de demande d'accès ou de suppression des données.
Base de contacts intégrée à la gestion du courrier avec illico

Recherche et classements simplifiés

Retrouvez simplement vos documents grâce aux classements dynamiques et à la recherche multicritères. 

  • Il est facile de retrouver un courrier ou une information contenue dans un courrier.
  • Le courrier est toujours présent une unique fois, mais les moyens d'y accéder sont personnalisés. Vous vous assurez ainsi qu'il n'existe pas de doublon dans votre base documentaire.

 

Découvrez notre vidéo de démonstration

Recherche d'un courrier facilitée avec illico