Gestion du courrier : passez au "zéro papier" dans votre ville

Dématérialisez tous vos courriers grâce à illico. Assurez leur traçabilité, supervisez leur traitement et respectez vos délais de réponse.

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Capture multicanale

Numérisez vos courriers et garantissez leur fiabilité. Captez vos e-mails en un clic. Avec illico, vous intégrez l'ensemble des courriers adressés à votre ville dans une solution unique.

  • Vous bénéficiez d'une traçabilité de bout en bout de votre processus : vous ne perdrez plus jamais un courrier important.
  • Vous avez la certitude d'avoir dans la GED des documents originaux.
  • Les demandes sont centralisées quel que soit le canal par lequel elles sont parvenues (courrier, email, demande à l'accueil de la mairie, appel téléphonique).
Capture multicanale pour une gestion du courrier efficace avec illico

Circulation efficace des courriers

Facilitez le travail du service courrier par le biais d'une interface dédiée. Optimisez les actions de vos collaborateurs par l'automatisation des processus, les notifications et l'accès en mobilité.

  • Vous gagnez en productivité et en efficacité dans l'enregistrement et la diffusion des courriers.
  • La circulation du courrier et leur traitement sont optimisés.
  • Vos processus de validation sont fluidifiés.
  • Vous avez accès à vos courriers même en mobilité.
Circulation et gestion des courriers optimisée avec illico

Suivi des traitements et délais

L'attribution de délais de traitement par type de courrier et la mise à disposition de tableaux de suivi personnalisables vous permettent de garantir à vos citoyens et partenaires une réponse dans les délais. 

  • Vous respectez les délais de réponse.
  • Vous suivez les actions en cours ou à venir.
  • Vous transmettez le bon courrier à la bonne personne ou au bon service.
  • La réattribution d'un courrier ou d'une tâche de validation est facile, rapide, et possible pour tous les utilisateurs.
Suivi des délais de traitement des courriers avec illico

Gestion des courriers départs

Facilitez la rédaction de vos courriers départs grâce à votre bibliothèque de modèles de documents et à l'intégration automatique des données utiles. 

  • Il est facile de vérifier la cohérence et la pertinence des informations saisies.
  • Vous créez rapidement des courriers de réponse, avec des informations pré-remplies à la charte de la ville.
Gestion des courriers départs avec illico

Base de contacts intégrée

Disposez d'une base de gestion des tiers intégrée, liez chacun de vos courriers à un contact et bénéficiez d'une vue globale des correspondances pour un tiers donné. 

  • Vous bénéficiez d'une vue globale sur les correspondances liées à un destinataire ou un expéditeur, quelle que soit leur canal d'arrivée, en un clic.
  • Vous retrouvez facilement toutes les données personnelles relatives à un tiers en cas de demande d'accès ou de suppression des données.
Base de contacts intégrée à la gestion du courrier avec illico

Recherche et classements simplifiés

Retrouvez simplement vos documents grâce aux classements dynamiques et à la recherche multicritères. 

  • Il est facile de retrouver un courrier ou une information contenue dans un courrier.
  • Le courrier est toujours présent une unique fois, mais les moyens d'y accéder sont personnalisés. Vous vous assurez ainsi qu'il n'existe pas de doublon dans votre base documentaire.
Recherche d'un courrier facilitée avec illico